Su W-2 no desglosa las propinas ni las horas extra: qué pueden pedir los empleados y qué pueden proporcionar los empleadores

Fusion Legal & Tax · 12 de octubre de 2026Área de práctica7 min de lecturaPreparación y presentación de impuestos empresariales

Si su Formulario W-2 o 1099 de 2025 no muestra por separado las propinas o la compensación por horas extra, eso no significa necesariamente que la información correspondiente no esté disponible ni que usted deba hacer cálculos basados en suposiciones.

Para el año fiscal 2025, el IRS trató como una transición los nuevos requisitos de declaraciones informativas sobre las propinas en efectivo y la compensación calificada por horas extra. Esa transición puede proteger a ciertos empleadores y otros pagadores de sanciones relacionadas con la presentación de información, pero no determina automáticamente si un trabajador en particular califica para una deducción ni cuánto puede reclamar.

La medida más prudente antes de presentar la declaración es revisar en conjunto los registros de nómina, el formulario fiscal y las reglas aplicables a la deducción. Los empleados pueden solicitar un desglose complementario claro. Los empleadores pueden proporcionarlo mediante un canal seguro, incluso cuando la información no aparezca por separado en el formulario fiscal.

Por qué un W-2 o 1099 de 2025 podría no incluir cantidades separadas

El IRS explica que es posible que los empleadores y otros pagadores aún no hayan tenido “la información que se debía declarar” o los “sistemas o procedimientos” necesarios para declarar correctamente la información adicional. La agencia también indicó que los Formularios W-2 y 1099 del año fiscal 2025 no se actualizarían para incorporar los cambios correspondientes.

Debido a esa transición, el Aviso 2025-62 del IRS ofrece alivio de sanciones por ciertos incumplimientos de los requisitos de declaraciones informativas correspondientes al año fiscal 2025. El alivio cubre la falta de un desglose separado de:

• las cantidades razonablemente identificadas como propinas en efectivo;
• la ocupación de la persona que recibió esas propinas; y
• la cantidad total de compensación calificada por horas extra.

Esta limitación es importante. Según la explicación del IRS sobre el alivio transitorio de sanciones, este “se aplica únicamente en la medida en que la persona obligada a preparar la declaración o el comprobante presente y proporcione, en los demás aspectos, una declaración o un comprobante completo y correcto”.

En términos sencillos: se trata de un alivio dirigido a ciertos requisitos de información, no de un permiso para ignorar el resto de un W-2, 1099 u otro comprobante obligatorio.

El alivio de sanciones para un pagador no aprueba la deducción de un trabajador

Hay dos preguntas distintas:

1. ¿Cumplió el empleador o pagador con sus obligaciones de presentar información, o calificó para el alivio transitorio?
2. ¿Cumple el trabajador con todos los requisitos para una deducción y puede respaldar la cantidad?

Una respuesta afirmativa o negativa a la primera pregunta no resuelve la segunda. El alivio del IRS se refiere a sanciones específicas relacionadas con la presentación de información. Por sí solo, no establece que un trabajador sea elegible, no verifica una cantidad ni sustituye los registros necesarios para preparar una declaración.

Esa distinción protege a todas las partes involucradas. Los empleadores deben evitar describir un estado complementario como una promesa de que el empleado califica para un beneficio fiscal. Los empleados deben evitar considerar un total de nómina como el análisis legal completo.

Qué puede solicitar un empleado

Si su formulario fiscal no identifica por separado las cantidades correspondientes, pregúntele al empleador o pagador si puede proporcionar un desglose por escrito basado en sus registros de nómina. Una solicitud útil podría pedir:

• el nombre del trabajador y el año fiscal correspondiente;
• el nombre del empleador o pagador;
• la cantidad total registrada como propinas en efectivo, si corresponde;
• el código de ocupación o la información ocupacional que se mantiene para un trabajador que recibe propinas, si corresponde;
• la cantidad total registrada como compensación por horas extra;
• los periodos de nómina incluidos en cada total;
• una explicación de si la cifra representa la compensación bruta, la parte correspondiente al recargo u otra categoría de nómina; y
• una persona de contacto para preguntas sobre el desglose.

Estas son solicitudes prácticas para revisar los registros, no una afirmación de que cada dato sea legalmente obligatorio en todas las situaciones. El objetivo es entender qué representa la cifra antes de utilizarla.

Una solicitud breve podría decir:

Mi formulario fiscal de 2025 no identifica por separado las propinas en efectivo ni la compensación por horas extra. ¿Podría proporcionarme cualquier desglose complementario disponible en sus registros de nómina, incluido el año fiscal, los periodos de pago correspondientes, la información ocupacional aplicable y una explicación de cómo se calculó cada total? Estoy solicitando información de nómina, no una determinación sobre mi elegibilidad para una deducción fiscal.

Conserve la respuesta junto con su W-2 o 1099, su estado de pago final y sus demás registros fiscales. Si el empleador no puede proporcionar la información, reúna sus talones de pago e informes detallados de nómina en lugar de reconstruir un total de memoria.

Qué puede proporcionar voluntariamente un empleador o pagador

El IRS indica que proporcionar información complementaria “no es un requisito para recibir el alivio de sanciones dispuesto en el Aviso 2025-62”. Aun así, la agencia recomienda que los empleadores y otros pagadores proporcionen a los empleados y beneficiarios desgloses separados para que tengan la información disponible al considerar las deducciones.

La guía del IRS identifica varios métodos posibles de entrega:

• un portal en línea;
• un estado adicional por escrito;
• otro método seguro; o
• para la compensación calificada por horas extra, la casilla 14 del Formulario W-2.

Un empleador que decida proporcionar información complementaria debe utilizar un proceso uniforme. Antes de emitir el estado, debe considerar confirmar:

• qué campos de nómina generaron el total;
• si todos los periodos de pago correspondientes se incluyeron una sola vez, y únicamente una vez;
• si se incorporaron las correcciones o los asientos de nómina anulados;
• si el estado distingue claramente las propinas de las horas extra;
• si el método de entrega protege la información del empleado; y
• si el estado evita ofrecer asesoría fiscal individual.

Una nota aclaratoria bien redactada puede evitar confusiones. Por ejemplo:

Este estado complementario de nómina presenta información contenida en los registros del empleador. No determina si algún destinatario califica para una deducción fiscal federal. Consulte con su asesor fiscal sobre su declaración individual.

No cambie un W-2 ya presentado solo para crear un desglose separado

La ausencia de un subtotal separado no demuestra automáticamente que el formulario presentado contenga un error que deba corregirse. El IRS creó específicamente el alivio transitorio porque los formularios de 2025 no se actualizaron para estos cambios y algunos pagadores no contaban con los sistemas o procedimientos necesarios.

Los empleadores primero deben determinar si el formulario original está completo y correcto en los demás aspectos. Un desglose complementario y un formulario fiscal corregido cumplen propósitos diferentes. Si otra cifra de salarios, retenciones o identificación es realmente incorrecta, se trata de un asunto distinto que debe revisarse conforme a los procedimientos de corrección aplicables.

Del mismo modo, los trabajadores no deben suponer que cada estado complementario generará un W-2 o 1099 enmendado. Pregunte qué está proporcionando el empleador y si esto modifica alguna cantidad ya declarada al IRS.

Una revisión práctica antes de presentar la declaración

Para empleados y contratistas independientes

1. Compare el formulario fiscal de fin de año con el estado de pago final.
2. Descargue los registros detallados de nómina antes de que venza su acceso al portal.
3. Solicite un desglose complementario si las propinas o las horas extra no aparecen por separado.
4. Confirme qué incluye cada total en lugar de confiar únicamente en su etiqueta.
5. Revise la elegibilidad y la documentación con un profesional de impuestos antes de reclamar una deducción.
6. Conserve la explicación y los registros de respaldo junto con la declaración presentada.

Para empleadores y otros pagadores

1. Confirme si la declaración informativa original está completa y correcta en los demás aspectos.
2. Identifique los campos de nómina que podrían respaldar un desglose separado.
3. Aplique de manera uniforme un solo método de cálculo documentado.
4. Entregue la información del empleado mediante un canal seguro.
5. Deje claro que el estado proporciona datos de nómina, no asesoría fiscal individual.
6. Conserve el método de cálculo y los informes utilizados como fuente por si surgen preguntas posteriormente.
7. Consulte los cambios posteriores a la publicación del IRS en formularios, instrucciones y publicaciones para conocer aclaraciones o correcciones futuras.

Los registros claros son más útiles que las suposiciones apresuradas

Las reglas de transición de 2025 reconocen una realidad práctica: los sistemas de nómina y los formularios fiscales no necesariamente presentaban la nueva información de la misma manera en que los trabajadores la necesitaban para preparar sus declaraciones. La solución no es adivinar ni considerar que el alivio de sanciones significa automáticamente que se califica para una deducción.

Una conversación documentada entre el trabajador, el empleador y el profesional de impuestos puede aclarar qué se pagó, qué se declaró y qué permite reclamar la ley. Esto brinda a los empleados un panorama financiero más completo y ayuda a los empleadores a responder de manera uniforme sin entrar en la asesoría fiscal individualizada.

Fusion Legal & Tax ayuda a personas y empresas a revisar declaraciones informativas federales, registros de nómina y preguntas relacionadas con la presentación de impuestos. Si un formulario fiscal, un estado complementario o un aviso del IRS no coincide con sus registros, podemos ayudarle a identificar las preguntas que deben resolverse antes de presentar su declaración o responder.

Este artículo proporciona información educativa general y no constituye asesoría legal o fiscal para ninguna persona o empresa en particular. La elegibilidad para una deducción o para el alivio de requisitos de información depende de los hechos y las reglas aplicables.